Jei norite padidinti savo produktyvumą, galite pagalvoti apie investavimą į laiko valdymo kursus arba deleguoti daugiau užduočių. Tačiau nors tai yra patikimos strategijos, jums gali būti geriau pradėti tiesiai po nosimi, pertvarkant savo stalą ir biuro patalpas.
Taip yra todėl, kad jūsų darbo aplinka gali labai paveikti jūsų produktyvumą. Tiesą sakant, tyrimai rodo, kad netvarka darbo vietoje gali apsunkinti susikaupimą, sutrikdyti mokymąsi ir atmintį, sutrikdyti protinį apdorojimą ir sukelti dirglumą, kuris gali išprovokuoti daug laiko reikalaujančią įtampą su bendradarbiais. Trumpai tariant: daugumai žmonių netvarka labai kenkia produktyvumui ir bendram darbo našumui.
Laimei, priešnuodį produktyvumą stabdančiam netvarkai galima rasti keliose paprastose darbo vietos organizavimo strategijose. Nesvarbu, ar dirbate kabinoje, vadovų komplekte ar namų biure, pateikiame šešis veiksmingus biuro organizavimo patarimus, kurie padės padidinti produktyvumą.
Paprastos biuro organizavimo idėjos
Štai pagrindinė kai kurių efektyviausių biuro organizavimo idėjų apžvalga:
- Pradėkite nuo audito
- Sumažinkite popierių
- Sutvarkyti laidus ir įkroviklius
- Būkite laimingi etikete
- Išnaudokite erdvę sienoje
- Išplėskite savo stalo erdvę (nepirkdami didesnio stalo)
Pasinerkime į smulkmenas.
Pradėkite nuo audito
Pirmasis būdas sumažinti biuro netvarką ir netvarką yra apriboti biure esančių daiktų, kuriuos pirmiausia reikia tvarkyti, skaičių.
Prieš ką nors pertvarkydami, gerai peržiūrėkite kiekvieną daiktą, kuris šiuo metu yra jūsų biure. Tada surūšiuokite juos į skirtingas krūvas (Paaukoti, Laikyti ir Šiukšliadėžė / Perdirbti paprastai patenkina daugumos žmonių poreikius). Kiekvienam daiktui apsvarstykite, ar jį iš tikrųjų naudojate, ar ne, ir ar tai kaip nors pagerina jūsų darbą ar gyvenimą. Kuo greičiau priimkite sprendimus; jei įstrigote prie daikto, pereikite prie kito ir grįžkite prie jo vėliau.
Sumažinus biuro reikmenis, pradėkite ieškoti namų kiekvienam daiktui, kurį pasirinkote pasilikti. Kai tik įmanoma, naudokite stalčius ir tvarkomuosius padėklus ir nedėkite daiktų ant pagrindinio darbo stalo paviršiaus.
Viena speciali pastaba namų biurams: kai tik įmanoma, venkite maišyti namų apyvokos daiktus į biuro erdvę. Išlaikykite kiek įmanoma didesnį atsiskyrimą, kad padėtumėte fizinei ir psichinei organizacijai.
 |
 |
 |
Sumažinkite popierių
Popierius yra vienas didžiausių pažeidėjų, kai kalbama apie biuro netvarką, todėl labai svarbu kontroliuoti paštą, sąskaitas, žurnalus ir kitus popieriaus gaminius.
Pradėkite susmulkindami ir (arba) perdirbdami nereikalingus popierius. Tada suskaitmeninkite visus svarbius popierinius dokumentus, kuriuos galima nuskaityti ir saugoti kaip elektroninius failus.
Tada investuokite į kelis popieriaus dėklus, kurie padėtų juos suskirstyti pagal kategorijas (pvz., „skubi“, „laukiama apdorojimo“ arba „pateikta“ arba tiesiog „skaityta“ ir „neskaityta“). Galiausiai vadovaukitės šiais patarimais, kad priartėtumėte prie biuro be popierinių dokumentų.
 |
 |
 |
Tvarkingi laidai ir pakrovėjai
Laidų išpainiojimas gali būti didžiulis laiko švaistymas, o ant grindų besikaupiantys laidai gali sukurti vizualinę netvarką, kuri sukelia stresą ir pablogina bendrą darbo vietos estetiką (be to, jie kelia didelį užkliuvimo pavojų!).
Pirmiausia pradėkite atpainiodami laidus. Tada apsisaugokite nuo susipainiojimo, sukabindami vielos perteklių su segtuvais. (Tiesiog perverkite laidą ar laidus per atvirą spaustuko vietą.)
Tada nustatykite tinkamus saugojimo sprendimus. Visi paženklinti, segtuku apkarpyti įkrovikliai turi būti toje pačioje vietoje (ir po kiekvieno naudojimo juos reikia įdėti į tą vietą). Laidus, kurie turi likti lauke, reikia laikyti nuo grindų; pritvirtinkite juos prie stalo apačios.
Būkite laimingi etikete
Žinoma, etiketės gali atrodyti gana A tipo, bet ar kada nors sutikote A tipo asmenį su netvarkinga biuro patalpa? Paimkite puslapį iš organizacijos profesionalų vadovo ir eikite į miestą, kuriame ženklinami biuro daiktai, nuo knygų lentynų iki spintelių lentynų, įkroviklių, laidų, popierinių tvarkyklių ir pan. Tada padėkite daiktus tinkamoje vietoje – kiekvieną kartą.
Išnaudokite erdvę sienoje
Kai naudojate sieną papildomai saugyklai, tai tarsi įgyjate naują kambarį. Atlaisvinkite vietos ant stalo ir grindų perkeldami kuo daugiau daiktų ant sienos. Štai keletas patarimų:
- Naudokite lentą, kad galėtumėte laikyti dažnai naudojamus biuro reikmenis, tokius kaip žirklės, juosta ir pan.
- Padidinkite ante su pakabinamomis saugojimo dėžėmis, kuriose turėtų būti vietos viskam – nuo kabių iki guminių juostų, nykščių segtukų, papildomų rašymo įrankių ir kt.
- Naudokite sausą ištrynimo lentą idėjoms kurti arba tvarkyti darbų sąrašą (ir atsisakykite darbalaukio užrašų knygelės).
- Investuokite į kabantį sieninį kalendorių, o ne dėkite jį ant savo stalo.
- Naudokite kamštinę lentą dokumentams, kuriems reikia jūsų dėmesio, saugoti.
- Įdiekite paltų pakabas, kad striukės ir megztiniai nenuliptų nuo biuro kėdžių.
Išplėskite savo stalo erdvę
Nesvarbu, kokio dydžio yra jūsų stalas, keliais paprastais pakeitimais galite padidinti laisvą stalą. Pavyzdžiui:
Apsvarstykite galimybę šalia savo stalo pastatyti riedančią vežimėlį, kuriame būtų planuokliai, dažnai pasiekiami popieriniai failai, bloknotai ir kt. Tokiu būdu jums nereikės rasti namų šiems daiktams ant savo stalo.
Atsisakykite stalinių lempų ir rinkitės toršerą arba viršutinį apšvietimą.
Pakelkite nešiojamąjį kompiuterį arba stalinio kompiuterio monitorių naudodami nedidelę lentyną staliniam kompiuteriui. Tai ne tik suteiks jums vietos po lentyna, bet ir bus ergonomiškesnė jūsų kaklui.
Jei trūksta vietos stalčiuose, apsvarstykite galimybę įrengti krepšį po lentyna ar kitą lentynos laikymo variantą.
Kai įgyvendinsite šias darbo ar namų biuro organizavimo idėjas ir sutvarkysite savo darbo vietą, kitas iššūkis yra išlaikyti ją tokią. Viena geriausių strategijų siekiant išlaikyti organizuotą biurą – tvarkytis su popieriais ir kitais daiktais, kai jie patenka. Neleiskite kauptis naujiems raštinės reikmenims ar popieriams; Vietoj to, dabar skirkite kelias minutes tvarkymui, kad apsisaugotumėte nuo kelių valandų valymo.
 |
 |
 |
